Acta nº 1 de la reunión de la junta directiva de la Asociación de madres, padres y tutores de Nou Son Caliu.

Acta nº 1 de la reunión de la junta directiva de la Asociación de madres, padres y tutores de Nou Son Caliu.

Día de la reunión: viernes 9 de octubre de 2015.
Hora de la reunión: 15:30h
Lugar: CEIP Son Caliu. Biblioteca. C/Zaragoza número 6

Asistentes: Maria Monar, Ángela Figarola, Marian Oliver Vanden Avond, Carmen Jiménez, Juan Recasens, Antonio Matías, Leticia Soto, Charlene Paing y Begoña Mijana

Siendo las 15:45 horas del día indicado da comienzo la reunión de la Junta Directiva de la AMPTA Nou Son Caliu para tratar el siguiente Orden del Día:

1. Bienvenida y presentación del objetivo de la reunión.

2. Organización interna del AMPTA:
Revisión del organigrama, funciones, tareas etc.
El uso de flujogramas y protocolos de trabajo
Comunicación interna entre miembros Junta Directiva (whatsapp, email, etc.)
Pagos y caja
Representante del AMPTA en el consejo escolar

3. Planificación de las fiestas:
General
Halloween

4. Extraescolares: balance de comienzo de curso.

5. Temas urgentes:
Seguro
Recuperar dinero que tiene Mesclat (500€)

6. Cuentas del banco.

7. Ruegos y preguntas.

1. Cuando son las 15:45h Maria da la bienvenida a los miembros de la junta directiva y aunque aún falta gente que confirmó la asistencia a la reunión, algunos ya han avisado que irán llegando un poco más tarde, da comienzo la misma.

2. Organización interna del AMPTA:

ampta

Se toma como referencia el organigrama del Proyecto 2014-2016 del AMPTA Nou Son Caliu.
Se procede a leer las diferentes comisiones quedando en principio y según petición de algún cambio de la siguiente forma:
Comisión de Gestión Documental (Responsable Carmen): Marian, María y Charlene.
Comisión de actividades extraescolares (Responsable Maria): Ángela, Begoña (será el enlace con las actividades/diadas del Consell Insular de Mallorca) y Clara.
Comisión de comunicación (Responsable Carmen): Juan Recasens, Clara y Petrina (realizará las traducciones al inglés).
Comisión institucional (Responsable Ángela): María y Marian
Comisión infraestructura (Responsable Marian): Esta Comisión hace referencia a la infraestructura del centro (ventanas, fuentes…) que creamos que puede ser un riesgo o que se detecta que su ausencia y se propone poner…Toni, Andrea, Charlene y María.
Representante en el Consejo Escolar: Ángela
Representante el Consejo Escolar Municipal: Juan Recasens
El resto y si no hay cambios de última hora se mantienen como el organigrama presentado inicialmente en el Proyecto.

Respecto a los representantes de los diferentes cursos le falta a Miguel Ángel, el director, saber quiénes son exactamente, le faltan algunos cursos.

Maria nos ha ido enviado documentación, juntamente con la comisión de comunicación la cual se va a acabar de estandarizar. Los documentos hay que ir leyéndolos a fin de que haya un retorno de los mismos.
Por lo que se refiere a sugerencias en cuanto al protocolo de comunicación externa (como abrir una red, más adelante no se descarta trabajar con youtube,…) se deberían tener formatos parecidos o iguales y donde antes de publicar nos pongamos toda la junta de acuerdo.
En referencia a publicaciones externas como Facebook y a la página web las está llevando Juan Recasens. Por otra parte Maria va llevando el tema de los correos aunque por contrato lo tendría que llevar Lúdic pero no dan abasto.
En referencia al protocolo de comunicación interna se acuerda que no hace falta contestar todos los whatssaps sino es necesario. Se entiende que si hay una comunicación y a todo el mundo le parece bien no hace falta poner ok ni nada parecido.
Pagos y caja: Ángela comunica que hay familias que no son socias del AMPTA que aún tienen pendiente pagar las agendas (son 3 euros). Por otra parte la tesorera, Ángela Figarola con el Acta número 1 de la Asamblea General de socios y socias, donde la anterior junta directiva presenta su dimisión y donde la se vota a la actual, tiene que ir al banco para poder acceder a la cuenta del AMPTA Nou Son Caliu. Se ponen María Monar, Ángela Figarola y Marian Oliver Vanden Avond como personas con acceso a las cuentas a través de tres firmas teniendo en cuenta que a la hora de sustraer dinero sólo se necesitaran dos firmas indistintas mancomunadas y así poder acceder a la siguiente cuenta de banco: LA CAIXA ES21/21000-4184-31-2200029810. Si en un futuro no hay disponibilidad de alguna de las personas que tienen acceso se pueden hacer cambios.

3. Planificación de fiestas:

Les Verges: se explica que se procederá a la venta de buñuelos a la salida del colegio a las 14h durante la semana del 19 al 23 de octubre. Existen algunas dudas sobre la organización de la misma, de la cual se ocupa el centro escolar. Charlene explica que una hora antes, a las 13h aproximadamente el equipo directivo preparará los buñuelos en la cocina ya que por razones obvias de seguridad los niños, aunque sean los beneficios para el alumnado de sexto para su viaje de estudios, no tendrán acceso más que a la hora de la venta y quizás para la realización de la masa de los mismos.
Carmen se encarga de hablar con Miquel Ángel para acabar de saber sobre la organización de la misma y resolver así las dudas aún existentes como quien compra los ingredientes, quien vende los buñuelos, con qué recursos se cuenta, quien hace difusión,… Maria propone también que se vendan otras cosas para aprovechar la festividad… una mamá de la asociación propone vender como por ejemplo claveles…
Halloween: La fiesta tendrá lugar el día 29 de octubre. El día 30 es día de libre elección por parte del centro como no lectivo. La AMPTA se encargará de pedir, mesas, sillas, escenario (se pedirá al ayuntamiento), por lo que hace referencia a las luces, Begoña pedirá si el centro dispone de ellas. Por otra parte se comenta que se dispone de catálogo del ayuntamiento de lo que se puede prestar.
Carmen pide si se puede disponer de una plancha para hacer hamburguesas ya que se ha pensado la posibilidad de venta de hamburguesas para recaudar dinero para el viaje de estudios. Se mirará de pedir torradoras (al menos 2) al ayuntamiento o planchas grandes a butano a algún particular.
Se estudian diferentes opciones para distribuir los diferentes espacios durante la fiesta: En base al planning de la fiesta de Halloween por ejemplo en la Zona 11 se ha pensado poner el escenario, en la zona 5 las torradoras… Falta concretar en función de lo que se decida finalmente.
Carmen pide sobre la decoración: Maria propone hacer un taller anteriormente en el que se realice la decoración. El material fungible lo pondría la AMPTA.
Carmen comenta las ideas que se propusieron desde las familias colaboradoras de sexto en referencia a la organización de la recaudación del viaje de estudios por ejemplo algunas ideas eran hacer talleres figuritas de sal y/o realización de los botes del que te apuestas. Se quiere volver proponer hacer un túnel de terror como ya se hizo de forma exitosa en ediciones anteriores.
Maria comenta que ha estado mirando 2 presupuestos para la animación de la fiesta:
Uno que ha presupuestado 500 euros.
Otro ha presupuestado 300 euros (comenta María que son los mismos que hicieron los de la fiesta de verano que tanto gustaron).
Por temas económicos y de resultado en referencia a la fiesta de final de curso se decide coger la opción más económica.
Lúdic y según contrato nos ayudaría en al menos a la realización de algún taller.
Se propone la realización de un concurso de baile por grupos (se hace cargo de la difusión la AMPTA). Los que se inscriban deben dejar datos en Conserjería.
Por otra parte se propone un concurso de disfraces (donde el jurado podría ser la Presidenta de la AMPTA).
Se decide que los asistentes a la fiesta hagan un donativo a la entrada.
Des de la AMPTA se puede adelantar algo de dinero teniendo en cuenta que la asignación de la fiesta cuenta con un total de 800 euros a los que hay que restar los 300 euros de la animación.
Se pueden montar mercadillos por parte de los de sexto para la recaudación de dinero para el viaje de estudios.
Se recuerda que hay un presupuesto aproximado de 2800 euros para todas las fiestas.
El planning de fiestas anual se revisa y se comentan las diferentes opciones:
El curso pasado por navidad se hizo chocolatada y cuentacuentos durante la jornada escolar donde la AMPTA colaboro económicamente con las dos actividades.
Santa Lucia: Seria la fiesta de la navidad donde también habría que poner dinero. (11 de diciembre). No está presupuestado en principio porqué el curso pasado no se hizo. Se podría recurrir al dinero de remanente.
Sant Antoni. La referencia del curso pasado es que las familias podían entrar a partir de las 14h, ya que durante la fiesta escolar no se podía entrar solamente para ayudar a montar torradoras y los fuegos…
La de primavera se pedirá una actividad al Consell Insular de Mallorca y se montó una diada. En esta “fiesta” la AMPTA no gasta y por otra parte los del viaje de estudios pueden vender. Begoña la responsable de las diadas comenta que le falta información con la contraseña. Hay que ver el tema de los seguros y concretar si todos los niños que van a la diada tienen que hacerse un seguro.
En la fiesta de final de curso se cuenta con 1500 euros.

María ha propuesto al director Miquel Ángel que todas las fiestas se hagan en viernes. El director se ha comprometido a que así sea.

4. Escuela matinera y extraescolares: Informa Maria:

María José por las mañanas tiene un horario de atención de 9:00 a 9:30h pero hace saber que se está quedando muchos días hasta las 10: 30h.
Como AMPTA habrá que verificar si los niños tienen el seguro por el tema de las extraescolares. Hay que verificar y /o contrastar esta información con Magdalena de Lúdic.
5. Temas urgentes:
Maria le dice a Begoña que hable con Alfons de Mesclat Sports SL ya que deben 500 euros. La deuda se contrae cuando se produce el cambio de concesión de las extraescolares de Mesclat Sports SL a Lúdic y la primera nombrada siguió cobrando en su número de cuenta los pagos por parte de las familias que desconocían los cambios en la gestión de las actividades extraescolares.
6. Cuentas del Banco: La información relativa al punto se ha hablado cuándo se ha mencionado el apartado de pagos y caja.
7. Ruegos y preguntas:

El miércoles por la tarde Begoña que con María para hablar de lo de las diadas.
Ángela dice que habría que hacer una circular recordatorio que los que no son socios tendrían que pagar las agendas (3 euros). Habría que decidir cómo establecer el sistema de pago (¿Quién podría cobrar ese dinero?). María hablará con Miquel Ángel sobre ello.
Propaganda pago agendas la circular y difusión para aumentar el número de familias socias al AMPTA que Marian se compromete a redactar.
Escuela matinera y atención para atender al público de las extraescolares que des del AMPTA se piensa que no se acaba de dar un buen servicio. Magdalena no hace trabajos administrativos porque no da a abasto. Solo gestiona las actividades extraescolares.
En los próximos días la junta directiva propondrá una reunión con el máximo responsable de Lúdic para evaluar el primer mes y resolver dudas sobre las gestión de las mismas (falta de personal, listas de espera de algunas actividades como por ejemplo el baloncesto, precio de las clases de inglés, seguros,…)

Y cuando son las 17:45h y sin más asuntos se da por terminada la reunión de la Junta directiva de la AMPTA.

Presidenta Vicepresidenta y tesorera Secretaria